Niezgodność wykryta podczas audytu ISO 3834 lub EN 1090 nie oznacza automatycznie utraty certyfikatu. Oznacza natomiast, że auditor stwierdził przypadek, w którym określone wymaganie nie zostało spełnione i firma powinna odpowiednio na niego zareagować.
Najważniejsze jest ustalenie przyczyny problemu i wdrożenie takich działań korygujących, które ograniczą ryzyko jego ponownego wystąpienia.
W praktyce po audycie trzeba przeanalizować zapis niezgodności, ocenić jej wpływ na produkcję, znaleźć przyczynę, wykonać korekcję, zaplanować działania korygujące i przedstawić dowody ich wdrożenia.
Czym jest niezgodność podczas audytu?
Niezgodność oznacza niespełnienie określonego wymagania. Może dotyczyć zarówno dokumentacji, jak i rzeczywistego sposobu prowadzenia procesów w zakładzie.
Podczas audytu ISO 3834 sprawdzane są m.in. kwestie związane z personelem, technologiami spawania, materiałami, kontrolą i badaniami, wyposażeniem oraz dokumentacją jakościową.
W przypadku audytu EN 1090 istotnym obszarem jest również prawidłowe funkcjonowanie Zakładowej Kontroli Produkcji i możliwość wykazania, że procesy są prowadzone zgodnie z przyjętymi wymaganiami.
Niezgodność może więc dotyczyć np. nieaktualnych kwalifikacji spawacza, niewłaściwego WPS, braków w dokumentacji materiałowej, problemów z identyfikowalnością czy braku wymaganych zapisów z kontroli.
Sam zapis niezgodności nie przesądza jeszcze o skali problemu. Znaczenie ma jego charakter, wpływ na produkcję oraz zasady stosowane przez jednostkę prowadzącą audyt.
1. Dokładnie przeanalizuj zapis niezgodności
Pierwszym krokiem powinna być odpowiedź na kilka prostych pytań:
- jakiego wymagania dotyczy problem,
- jaki dowód wskazał auditor,
- którego procesu, projektu lub wyrobu dotyczy,
- czy podobna sytuacja mogła wystąpić również w innych miejscach.
To ważne, ponieważ problem wskazany w raporcie może być tylko objawem szerszej nieprawidłowości.
Jeżeli np. brakuje aktualnego dokumentu dotyczącego jednego urządzenia, warto sprawdzić cały sposób nadzorowania wyposażenia, zamiast ograniczać się wyłącznie do uzupełnienia jednego dokumentu.
2. Oceń wpływ niezgodności na bieżącą produkcję
Jeżeli problem dotyczy bezpośrednio technologii, kwalifikacji personelu, materiałów lub kontroli jakości, trzeba sprawdzić, czy może wpływać na aktualnie realizowane prace.
Dotyczy to np. sytuacji, gdy:
- spawacz wykonuje pracę poza zakresem posiadanych kwalifikacji,
- WPS nie obejmuje wykonywanego złącza,
- nie można potwierdzić pochodzenia materiału,
- nie wykonano wymaganych badań,
- występują braki w nadzorze nad wyposażeniem.
W takiej sytuacji priorytetem jest ograniczenie ryzyka dalszego powstawania wyrobów niespełniających wymagań.
W zależności od problemu może to oznaczać dodatkową kontrolę, czasowe wstrzymanie konkretnej operacji albo weryfikację wcześniej wykonanych elementów.
3. Oddziel korekcję od działania korygującego
To jedna z najważniejszych kwestii przy zamykaniu niezgodności.
Korekcja usuwa wykryty problem. Działanie korygujące usuwa jego przyczynę.
Przykład:
auditor stwierdza brak aktualnego potwierdzenia kwalifikacji jednego ze spawaczy.
Korekcją będzie uporządkowanie jego dokumentacji. Trzeba jednak dodatkowo sprawdzić, dlaczego termin nie został wychwycony wcześniej.
Przyczyną może być np.:
- brak osoby odpowiedzialnej za kontrolowanie terminów,
- nieaktualny rejestr,
- brak regularnej weryfikacji dokumentacji.
Działaniem korygującym może być więc zmiana sposobu nadzorowania kwalifikacji całego personelu.
Samo poprawienie dokumentu zamyka konkretny przypadek, ale nie zawsze rozwiązuje problem systemowo.
4. Ustal rzeczywistą przyczynę problemu
Stwierdzenie, że „pracownik zapomniał”, zwykle niewiele wyjaśnia.
Warto sprawdzić, dlaczego system organizacji pracy pozwolił na wystąpienie takiej sytuacji.
Źródłem problemu mogą być m.in.:
- niejasne obowiązki,
- nieaktualna procedura,
- brak odpowiedniego nadzoru,
- niewłaściwe szkolenie,
- nieaktualny rejestr,
- zmiana procesu nieuwzględniona w dokumentacji,
- brak przepływu informacji pomiędzy produkcją a kontrolą jakości.
Analiza nie musi być rozbudowana. Powinna po prostu prowadzić do przyczyny, którą można rzeczywiście usunąć.
5. Zaplanuj działania korygujące po audycie
Po ustaleniu przyczyny trzeba określić:
- jakie działanie zostanie wykonane,
- kto za nie odpowiada,
- kiedy zostanie wdrożone,
- czy trzeba zmienić dokumentację,
- czy personel wymaga dodatkowego szkolenia,
- jak zostanie sprawdzona skuteczność rozwiązania.
Jeżeli problemem był nieaktualny rejestr kwalifikacji spawaczy, rozwiązaniem może być uporządkowanie rejestru, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i wprowadzenie regularnej kontroli terminów.
Jeżeli niezgodność wynikała z braku odpowiedniego WPS, trzeba przeanalizować dokumentację technologiczną i sprawdzić, czy problem nie dotyczył również wcześniejszych realizacji.
Najlepsze działanie korygujące jest możliwie proste i usuwa rzeczywistą przyczynę problemu.
6. Przygotuj dowody wykonania działań
Jednostka certyfikująca może oczekiwać potwierdzenia, że zadeklarowane działania rzeczywiście zostały wykonane.
Dowodami mogą być np.:
- poprawione procedury,
- aktualne rejestry,
- dokumenty kwalifikacyjne,
- WPS lub WPQR,
- protokoły kontroli,
- dokumentacja materiałowa,
- zapisy ze szkoleń,
- wyniki badań,
- dokumenty dotyczące wyposażenia.
Zakres dowodów powinien odpowiadać konkretnemu problemowi. Nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych dokumentów, jeśli nie mają znaczenia dla zamknięcia niezgodności.
7. Przekaż odpowiedź w terminie wyznaczonym przez jednostkę
Nie istnieje jeden uniwersalny termin zamknięcia wszystkich niezgodności podczas audytu ISO 3834 lub EN 1090.
Należy kierować się terminem wskazanym w raporcie z audytu lub zasadach konkretnej jednostki certyfikującej.
Znaczenie ma również charakter niezgodności. Poważniejsze problemy mogą wymagać przedstawienia i zaakceptowania działań przed zakończeniem procesu certyfikacji.
Dlatego najlepiej rozpocząć analizę od razu po otrzymaniu raportu, a nie dopiero tuż przed upływem wyznaczonego terminu.
8. Sprawdź skuteczność wprowadzonego rozwiązania
Po wdrożeniu działania warto po pewnym czasie zweryfikować, czy:
- problem się nie powtórzył,
- nowe zasady są faktycznie stosowane,
- pracownicy rozumieją wprowadzone zmiany,
- rejestry i dokumentacja są prowadzone prawidłowo.
To ważne również przed kolejnym audytem. Wcześniejsza niezgodność może zostać ponownie zweryfikowana, szczególnie jeśli dotyczyła istotnego elementu systemu.
Czy niezgodność oznacza utratę certyfikatu?
Nie automatycznie.
Znaczenie mają przede wszystkim:
- rodzaj niezgodności,
- jej wpływ na proces lub wyrób,
- szybkość reakcji firmy,
- jakość przeprowadzonej analizy,
- skuteczność działań korygujących.
Problem staje się poważniejszy, gdy firma nie reaguje w wyznaczonym terminie, przedstawione działania nie usuwają przyczyny albo ta sama niezgodność pojawia się ponownie.
W przypadku audytu certyfikacyjnego poważna niezgodność może opóźnić wydanie certyfikatu do momentu zaakceptowania odpowiednich działań.
Przykłady niezgodności podczas audytu ISO 3834 i EN 1090
Zakres niezgodności zależy od działalności konkretnego przedsiębiorstwa, ale niektóre obszary wymagają szczególnej uwagi.
Audyt ISO 3834
Problemy mogą dotyczyć m.in.:
- aktualności kwalifikacji spawaczy i operatorów,
- stosowania odpowiednich WPS,
- zakresu kwalifikacji WPQR,
- obowiązków koordynatora spawania,
- materiałów podstawowych i dodatkowych,
- kontroli i badań,
- nadzoru nad wyposażeniem,
- dokumentowania procesu produkcji.
Przygotowanie do audytu ISO 3834 powinno obejmować zarówno dokumentację, jak i sprawdzenie, czy ustalone zasady są faktycznie stosowane na produkcji.
Audyt EN 1090
W przypadku EN 1090 niezgodności mogą być związane szczególnie z funkcjonowaniem Zakładowej Kontroli Produkcji, np.:
- brakami w dokumentacji ZKP,
- problemami z identyfikowalnością,
- nadzorem nad materiałami,
- kwalifikacjami personelu,
- technologiami spawania,
- kontrolą i badaniami,
- postępowaniem z wyrobem niezgodnym.
Przygotowanie do audytu EN 1090 i prawidłowe prowadzenie ZKP wymaga sprawdzenia, czy dokumentacja odpowiada temu, co rzeczywiście dzieje się w zakładzie.
Co sprawdzić przed kolejnym audytem?
Przygotowania warto zacząć od wcześniejszych raportów z audytów.
Następnie należy sprawdzić przede wszystkim:
- czy wcześniejsze niezgodności zostały skutecznie zamknięte,
- aktualność kwalifikacji personelu,
- WPS i WPQR,
- dokumentację materiałową,
- identyfikowalność,
- zapisy z kontroli i badań,
- dokumentację wyposażenia,
- funkcjonowanie Zakładowej Kontroli Produkcji.
Jeżeli wcześniej wykryta niezgodność pojawia się ponownie, oznacza to, że zastosowane rozwiązanie mogło usunąć jedynie skutek, a nie źródło problemu.
Wsparcie CDB Prestige po audycie ISO 3834 lub EN 1090
W CDB Prestige wspieramy przedsiębiorstwa zarówno w przygotowaniu do audytów, jak i po ich zakończeniu. Jeżeli kontrola wykazała problemy, możemy pomóc w analizie niezgodności, weryfikacji dokumentacji i przygotowaniu odpowiednich działań.
W ramach opieki po wdrożeniu i pomocy przy kontrolach możemy również wspierać firmę przy kolejnych audytach oraz w utrzymaniu wdrożonych rozwiązań.
Jeżeli otrzymałeś raport z audytu i nie masz pewności, jak prawidłowo zamknąć wskazane niezgodności, skontaktuj się z CDB Prestige. Pomożemy przeanalizować problem i przygotować odpowiednie działania.
